Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Wir schaffen Klarheit über die Aufbewahrungsfristen für private und gewerbliche Dokumente.

Es gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen, an die Sie sich am besten halten sollten. Dennoch sollten Sie vor dem Entsorgen noch einmal die Dokumente auf Ihre persönliche Wichtigkeit prüfen, damit nicht für Sie wichtige Unterlagen verschwinden, welche Sie später doch noch einmal benötigen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, erstellen Sie am besten eine digitale Kopie von bestimmten Unterlagen. Sollten Sie Hilfe beim Sortieren und Ordnen Ihrer Unterlagen benötigen, scheuen Sie sich nicht uns zu kontaktieren.

Wir bieten Ihnen einen Sortierservice für Privat und Geschäftskunden, sowie einen Digitalisierungsservice für Privatkunden und Geschäftskunden, an und beachten dabei die Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

6 - jährige Aufbewahrungsfristen:

  • Handelsbriefe und Geschäftsbriefe auch  in Form von Emails
  • Kopien abgesandter Briefe
  • Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.                                                                                                                                                                   Hierzu zählen:
    Versand- und Frachtunterlagen, Schadensunterlagen, Protokolle, Preislisten, Mahnungen und Mahnbescheide, Kassenzettel, Geschenknachweise, Bestellunterlagen, Angebote mit Auftragsfolge usw.

10 - jährige Aufbewahrungsfristen:

  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen inklusive der zum Verständnis erforderlichen Unterlagen
  • Bilanzen
  • Lageberichte
  • Buchungsbelege
  • Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Jahresabschlüsse                                                                                                                                                               Hierzu zählen:
    Zwischenbilanz, Warenbestandsaufnahme, Vermögensverzeichnis, Zusammenstellung der Verbindlichkeiten, Umsatzsteuervoranmeldungen, Überweisungsbelege, Spendenbescheinigungen, Rechnungen, Quittungen, Nachnahmebelege, Lohnbelege, Lieferscheine, Kontoauszüge, Gutschriften, Rechnungen, Buchungsbelege, Bankbelege, Abschreibungsunterlagen, Überweisungsbelege usw.

Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen

Aufbewahrungsfrist

Dokument

2 - jährige Aufbewahrungsfristen:

Kaufverträge, Kassenbelege, Rechnungen, 

Handwerkerrechnungen (allerdings 5 Jahre bei Errichtungen von Bauwerken) 


Solche Dokumente sollten Sie mindestens bis zum Ablauf der Garantie- und Gewährleistungszeit aufbewahren. Das sind in der Regel 2 Jahre. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Verjährungsfrist von 3 Jahren vor.

3 - jährige Aufbewahrungsfristen:

  • Alte Mietverträge
  • Kautionsquittungen
  • Übergabeprotokolle

4 - jährige Aufbewahrungsfristen:

Kontoauszüge, Überweisungen, Bankunterlagen


Bankunterlagen und Kontoauszüge sollten mindestens bis zum Laufzeitende des jeweiligen Vertrages aufbewahrt werden, das heißt also mindestens bis das Sparguthaben ausgezahlt ist oder der Kredit abgezahlt ist.

Kontoauszüge dienen bei einmaligen Zahlungen 2 Jahre lang als Nachweismittel, für regelmäßige Zahlungen 4 Jahre lang.

6 - jährige Aufbewahrungsfristen:

Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen


Eine explizite Vorschrift zur Aufbewahrung von Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen allerdings nicht.

Für die gesamte Gebrauchszeit aufbewahren:

  • Nachweise für die Hausratversicherung
  • Gebrauchsanleitungen

Für die Laufzeit und darüber hinaus noch 3 Jahre:

  • Versicherungsunterlagen und Policen
  • Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (Tagesgeld, Lebensversicherung, Sparplan)

Bis zur Rente:

  • Unterlagen über den beruflichen Werdegang (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen, Steuerkarten etc.)
  • Unterlagen über Zeiten der Kinderbetreuung

Für Immer:

  • Standesamtliche Urkunden (z. B.: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Angehörigen etc.)
  • Schul- und Hochschulzeugnisse
  • Berufsabschlüsse
  • Ärztliche Gutachten
  • Belege über vorhandenes Wohneigentum
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