Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

Wir schaffen Klarheit über die Aufbewahrungsfristen für private und gewerbliche Dokumente.

Es gibt gesetzliche Aufbewahrungsfristen, an die Sie sich am besten halten sollten. Dennoch sollten Sie vor dem Entsorgen noch einmal die Dokumente auf Ihre persönliche Wichtigkeit prüfen, damit nicht für Sie wichtige Unterlagen verschwinden, welche Sie später doch noch einmal benötigen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, erstellen Sie am besten eine digitale Kopie von bestimmten Unterlagen. Sollten Sie Hilfe beim Sortieren und Ordnen Ihrer Unterlagen benötigen, scheuen Sie sich nicht uns zu kontaktieren.

Wir bieten Ihnen einen Sortierservice für Privat und Geschäftskunden, sowie einen Digitalisierungsservice für Privatkunden und Geschäftskunden, an und beachten dabei die Aufbewahrungsfristen.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen

6 - jährige Aufbewahrungsfristen:

Handelsbriefe und Geschäftsbriefe auch in Form von Emails
Kopien abgesandter Briefe
Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu zählen:
Versand- und Frachtunterlagen, Schadensunterlagen, Protokolle, Preislisten, Mahnungen und Mahnbescheide, Kassenzettel, Geschenknachweise, Bestellunterlagen, Angebote mit Auftragsfolge usw.

10 - jährige Aufbewahrungsfristen:

Inventare
Eröffnungsbilanzen inklusive der zum Verständnis erforderlichen Unterlagen
Bilanzen
Lageberichte
Buchungsbelege
Ein- und Ausgangsrechnungen
Bücher und Aufzeichnungen
Jahresabschlüsse Hierzu zählen:
Zwischenbilanz, Warenbestandsaufnahme, Vermögensverzeichnis, Zusammenstellung der Verbindlichkeiten, Umsatzsteuervoranmeldungen, Überweisungsbelege, Spendenbescheinigungen, Rechnungen, Quittungen, Nachnahmebelege, Lohnbelege, Lieferscheine, Kontoauszüge, Gutschriften, Rechnungen, Buchungsbelege, Bankbelege, Abschreibungsunterlagen, Überweisungsbelege usw.

Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen

Aufbewahrungsfrist	Dokument
2 - jährige Aufbewahrungsfristen:	Kaufverträge, Kassenbelege, Rechnungen, Handwerkerrechnungen (allerdings 5 Jahre bei Errichtungen von Bauwerken) Solche Dokumente sollten Sie mindestens bis zum Ablauf der Garantie- und Gewährleistungszeit aufbewahren. Das sind in der Regel 2 Jahre. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Verjährungsfrist von 3 Jahren vor.
3 - jährige Aufbewahrungsfristen:	Alte Mietverträge Kautionsquittungen Übergabeprotokolle
4 - jährige Aufbewahrungsfristen:	Kontoauszüge, Überweisungen, Bankunterlagen Bankunterlagen und Kontoauszüge sollten mindestens bis zum Laufzeitende des jeweiligen Vertrages aufbewahrt werden, das heißt also mindestens bis das Sparguthaben ausgezahlt ist oder der Kredit abgezahlt ist. Kontoauszüge dienen bei einmaligen Zahlungen 2 Jahre lang als Nachweismittel, für regelmäßige Zahlungen 4 Jahre lang.
6 - jährige Aufbewahrungsfristen:	Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen Eine explizite Vorschrift zur Aufbewahrung von Steuerunterlagen gibt es für Privatpersonen allerdings nicht.
Für die gesamte Gebrauchszeit aufbewahren:	Nachweise für die Hausratversicherung Gebrauchsanleitungen
Für die Laufzeit und darüber hinaus noch 3 Jahre:	Versicherungsunterlagen und Policen Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (Tagesgeld, Lebensversicherung, Sparplan)
Bis zur Rente:	Unterlagen über den beruflichen Werdegang (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Abrechnungen, Sozialversicherungsnachweise, Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen, Steuerkarten etc.) Unterlagen über Zeiten der Kinderbetreuung
Für Immer:	Standesamtliche Urkunden (z. B.: Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Angehörigen etc.) Schul- und Hochschulzeugnisse Berufsabschlüsse Ärztliche Gutachten Belege über vorhandenes Wohneigentum